Administratief assistent

Tuinwerken Willemsens is een snelgroeiend bedrijf actief in tuinaanleg. Wat ooit startte als een eenmanszaak resulteerde op korte termijn in een bloeiend onderneming met een twintigtal werknemers. We realiseren tuinprojecten van allerlei: van tuinonderhoud tot en met totaal projecten inclusief zwembad/vijver; verhardingen en bijgebouwen. Wij dragen innovatie en kwaliteit hoog in het vaandel. Zo won ons team recent de prijs van beste zwemvijverbouwer van België en werden we dit jaar genomineerd voor de Trends Gazelle award. Wij zijn dringend op zoek naar een administratief assistent, die op zoek is naar een functie met een diverse waaier aan administratieve taken.

De verantwoordelijkheden voor deze functie als Administratief Assistent zijn:

• Je bent telefonisch eerste aanspreekpunt voor klanten en leveranciers.
• Je bent verantwoordelijk voor het verzamelen van informatie voor aanvragen/offertes en het maken van facturen.
• Je controleert de kwaliteit en volledigheid van facturen en volgt op.
• Je verzorgt de nacalculatie.
• Je bent verantwoordelijk voor werkfiches en verlofregeling arbeiders.
• Je bent eerste aanspreekpunt voor arbeiders.
• Je biedt algemeen administratieve ondersteuning waar nodig.

De vereiste kwalificaties voor deze functie als Administratief Assistent zijn:

• Je bent bij voorkeur in het bezit van een Bachelor diploma of hebt een eerste administratieve ervaring; ervaring in de tuin- en/of bouwsector is een plus.
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands, kennis van Frans en Engels is een plus.
• Je hebt een goede kennis van MS Office;
• Je bent proactief en klantgericht;
• Je werkt gestructureerd;
• Je bent flexibel;
• Je beschikt over een rijbewijs B

• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• De activiteiten van een team coördineren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren

• Klantgerichtheid
• Samenwerken als hecht team
• Commercieel zijn
• Zin voor nauwkeurigheid hebben
• Regels en afspraken nakomen
• Resultaatgerichtheid
• Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)
• Creatief denken (Inventiviteit)
• Zelfstandig werken
• Plannen (= ordenen)
• Leervermogen hebben
• Omgaan met stress
• Contactvaardig zijn

Jonge dynamische werkomgeving waar talent zich volledig kan ontplooien.

Voltijds of deeltijds kan besproken worden.

Kerkomstraat 152
3300 KUMTICH